Мне кажется проще простого. Нужно выбрать день и время в рамках их рабочего графика и сообщить им об этом. Не вижу повода по которому они нам могут отказать. Они практически целый день там.
Единственное что нужно это четко сформулировать общие вопросы и требовать четкие ответы, с конкретикой и письменным подтверждением. А-то опять начнется размазывание каши по тарелке, лирика и песни как они будут делать нашу жизнь прекраснее. Заранее безрезультатная встреча никому не нужна, только время терять и нервы. Вопрос-ответ, без рассусоливания.