Лучше подавать заявление в начале года, до 1 апреля. Можно в течении пяти лет с момента покупки. Берете в бухгалтерии справку о доходах за предыдущие годы по форме 2НДФЛ и пишите заявление на возврат и заполняете форму 3НДФЛ - образцы висят в налоговой на стене и в Инете тоже есть.